Phần mềm quản lý khóa khách sạn – Tính năng & hướng dẫn sử dụng

Phần mềm quản lý khóa khách sạn dùng để phát thẻ khách có thời hạn, hủy thẻ bị mất, phân quyền thẻ nhân viên và xem log mở cửa. Mỗi thẻ phát dưới 10 giây, hủy và cấp lại thẻ mất trong khoảng 30 giây. Phần mềm chạy offline trên Windows 7 đến 11, RAM 2GB, và miễn phí khi mua từ 10 bộ khóa tại Khóa Cửa 99.

Phần mềm quản lý khóa khách sạn – Hướng dẫn chi tiết

Khóa khách sạn thẻ từ tích hợp phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý khóa khách sạn là "bộ não" của toàn bộ hệ thống khóa thẻ từ. Nếu không có phần mềm, khóa thẻ từ chỉ như khóa thường – không thể phát thẻ có thời hạn, không phân quyền tầng, không xem log. Bài viết này hướng dẫn chi tiết tính năng và cách sử dụng phần mềm.

Tính năng chính

1. Phát thẻ khách (Issue Guest Card)

• Chọn số phòng → nhập ngày check-in/check-out → đặt thẻ lên đầu đọc → nhấn "Phát thẻ"
• Thẻ tự động hết hạn đúng giờ check-out → khách không thể vào phòng sau khi trả
• Phát được nhiều thẻ cho 1 phòng (cho cặp đôi, gia đình)
• Thời gian phát: dưới 10 giây/thẻ

2. Hủy thẻ (Cancel Card)

• Khi khách mất thẻ → nhấn "Hủy thẻ" → thẻ cũ vô hiệu ngay lập tức
• Phát thẻ mới cho khách → hoàn tất trong 30 giây
• Không cần đến phòng, không cần thay khóa

3. Phân quyền nhân viên

4. Xem log mở cửa (Audit Trail)

• Xem ai mở phòng nào, lúc mấy giờ
• Phân biệt: thẻ khách / thẻ nhân viên / thẻ master
• Xuất báo cáo Excel theo ngày/tuần/tháng
• Dùng để giải quyết tranh chấp, kiểm tra nhân viên

5. Quản lý phòng

• Xem trạng thái tất cả phòng: đang có khách / trống / đang dọn
• Cài đặt giờ check-in/check-out mặc định cho khách sạn
• Thiết lập cấu trúc tầng/khu vực

Yêu cầu hệ thống

Ưu điểm lớn: Phần mềm hoạt động offline 100% – không phụ thuộc internet. Mất mạng, mất WiFi, khách sạn vẫn phát thẻ và quản lý bình thường.

Phần mềm có miễn phí không?

Tại Khóa Cửa 99, phần mềm quản lý MIỄN PHÍ khi mua khóa từ 10 bộ trở lên. Bao gồm:

• Phần mềm bản quyền vĩnh viễn
• Đầu đọc phát thẻ USB
• Cài đặt tận nơi
• Training nhân viên lễ tân (30-60 phút)
• Hỗ trợ kỹ thuật từ xa khi cần

Tư vấn hệ thống khóa + phần mềm:
Hotline: 0368.896.796
Cài đặt tận nơi – Training miễn phí – Hỗ trợ 24/7

Xem thêm:

• Tải phần mềm quản lý
• Tất cả khóa khách sạn
• Thẻ từ Mifare

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý khóa khách sạn có mất phí không?
Tại Khóa Cửa 99, phần mềm miễn phí khi mua từ 10 bộ khóa trở lên. Gói gồm bản quyền vĩnh viễn, đầu đọc phát thẻ USB, cài đặt tận nơi, đào tạo lễ tân 30–60 phút và hỗ trợ kỹ thuật từ xa.

Máy tính cần cấu hình thế nào để chạy phần mềm?
Máy chạy Windows 7, 8, 10 hoặc 11, RAM tối thiểu 2GB, ổ cứng trống 100MB và một cổng USB để cắm đầu đọc phát thẻ. Phần mềm không cần internet.

Mất mạng thì khách sạn có phát thẻ được không?
Được. Phần mềm hoạt động offline hoàn toàn, mất mạng hay mất WiFi thì khách sạn vẫn phát thẻ, hủy thẻ và quản lý phòng bình thường.

Khách làm mất thẻ phòng thì xử lý sao?
Lễ tân nhấn Hủy thẻ trên phần mềm, thẻ cũ vô hiệu ngay lập tức. Sau đó phát thẻ mới cho khách, tổng cộng khoảng 30 giây, không cần đến phòng hay thay khóa.

Có xem được ai đã mở cửa phòng không?
Có. Log mở cửa cho biết ai mở phòng nào, lúc mấy giờ, phân biệt thẻ khách, thẻ nhân viên và thẻ master. Có thể xuất báo cáo Excel theo ngày, tuần, tháng để giải quyết tranh chấp.